Organisation d’activités pour les enfants membres ASEHP

Le but principal des activités est d’offrir aux enfants membres de l’ASEHP la possibilité de passer du temps ensemble, de les aider à se socialiser, se faire des copains. C’est aussi l’occasion de découvrir de nouvelles activités et faire des expériences intéressantes dans un cadre ludique et détendu.  

Les animations/sorties sont organisées par des bénévoles, parents ou grands-parents d’enfants membres.

Les activités animées par vous-même, qui avez des passions ou des savoirs particuliers ont un réel succès, n’hésitez pas à vous lancer !

Vous proposez une activité de l’âge de vos enfants. Ces derniers participent gratuitement ainsi que leurs frères/sœurs non-membres pour autant qu’ils soient dans la même tranche d’âge. S’ils sont plus petits, ils peuvent vous accompagner selon la nature de l’activité.

Sport, sciences, nature ou autres, vous savez mieux que quiconque ce qui intéresse nos enfants. N’ayez pas peur d’être original, de sortir des sentiers battus, nous sommes ouverts à toutes propositions.

Il serait idéal de prévoir au plus tard pour la mi-mai les activités de l’automne et pour la mi-novembre les activités du printemps.

Pour vous économiser du temps et de l’énergie, dans la mesure du possible, organisez une activité dans votre région.

N’hésitez pas à prendre contact avec la coordinatrice des activités pour toutes questions supplémentaires : Marie-Gaëlle Caullet-Pieren au tél. 079 693 36 22 (sauf vacances scolaires vaudoises) ou par mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..


ORGANISATION ET ACCOMPAGNEMENT

Nombre d’enfants :
De 10 à 15 enfants.

Age :
La tranche d’âge est précise : de 4 à 7 ans, de 8 à 11 ans, de 12 à 14 ans, de 15 à 17 ans.

Durant l’activité, dans la mesure du possible faire 2 groupes : 4-5 ans et 6-7 ans par exemple.


Pas de dérogation à l’âge minimal requis dans un premier temps, on gardera une liste d’attente des enfants étant à la limite que l’on recontactera s’il y a encore de la place.


Les frères/sœurs non-membres sont mis en liste d’attente.
La priorité est donnée aux enfants membres. Sauf si cela est convenu au préalable ou lors d’une activité famille.

Durée :
Min. 2h30 en tout pour les petits, voir plus pour les grands.

Pour les 4-7 ans, l’animation ne devrait pas excéder 1h30 car la plupart des enfants ont bien de la peine à rester tranquilles et attentifs.

Dès 8 ans, 2h ou plus, à évaluer en fonction de l’activité.

Pour tous, il faut compter 45 à 60 min. supplémentaires pour un moment de partage libre afin qu’ils puissent faire connaissance. Si possible dehors afin de se dégourdir sinon à l’intérieur. On propose qu’ils partagent un goûter ou pique-nique qu’ils auront apporté. Pour les ados une soirée pizza par exemple.

Date :
Mercredi après-midi, vendredi soir (ados), samedi et dimanche.

Juin et décembre, on évite les activités car les parents sont déjà très occupés.
Juillet et août, pas d’activité.  

Accompagnement :
Vous participez comme responsable du groupe et aide éventuelle auprès de l’animateur.
Min. 1 parent (d’un enfant inscrit) sera présent pour vous aider.
Selon l’activité et la taille du groupe 2 parents supplémentaires ou plus se joindront à vous.
A vérifier les présences, assurer la sécurité et la discipline.

Préparation, réservation de l’activité :
Chaque sortie doit être préparée avec soin.
Il est très important que l’animateur soit informé du profil de nos enfants. Précisez bien lors de la réservation et pour rappel quelques jours avant l’activité :
Les membres de l’asehp sont des enfants à HPI (haut potentiel intellectuel). Ils sont très curieux, posent beaucoup de questions. Ils peuvent aussi être vifs et turbulents. Ils ont une soif de connaissance, un besoin de matière et d’informations conséquentes pour que leur attention soit soutenue. Merci de bien vouloir prendre en considération ces informations, c’est très important pour le succès de l’activité.

Internet :
Une fois toutes les informations ci-dessus recueillies, adressez-nous vos propositions avec un budget et toutes les informations nécessaires demandées via notre site internet : www.asehp.ch + s’identifier (mot de passe de votre enfant) + membre + ajouter une activité et remplir le formulaire. Merci


Descriptif via le site :
Vous pouvez demander à l’organisateur de l’écrire pour vous. Ils ont souvent des textes déjà prêts. Il faut donner envie aux enfants de s’inscrire

Bien compléter toutes les cases, et quelques exemples à suivre :

    Titre : De 8 à 12 ans – XLabs, la glace sèche – Fribourg (FR)
    Description courte : une mini phrase « accroche » résumant l’activité
    Texte de description : un texte « vendeur » décrivant en détail l’activité et informations utiles avec un lien Internet si possible.
    Lieu de l’événement : Colab, en dessus du Café Villars, route de la Fonderie 2, 1700 Fribourg
    Informations de Contact : votre E-mail et n° de portable, adresse Internet www.asehp.ch
    Nbre de place : il faut mettre le nombre max. d’enfants moins les vôtres (13+2= 15 au total) et préciser dans le texte le nom, prénom et âge de vos enfants participants à l’activité.

Budget :
Tout repose sur le bénévolat, il n’y a donc pas de rémunération si ce n’est le remboursement des frais engendrés par l’activité, matériel, location d’une salle par exemple.

Si vous n’êtes pas l’animateur, l’ASEHP dispose de CHF 20.— par enfant,
mais max Chf 300.— pour l’activité.

Si les frais devraient être supérieurs, merci de nous informer, une dérogation peut être donnée, au cas par cas.

Pensez à négocier le prix. Nous sommes une association avec plus de 900 membres, nous leur faisons de la publicité. Si l’activité donne satisfaction, ce sont de futurs clients potentiels.

Remboursement des frais :
Les frais engendrés par l’activité sont remboursés sur présentation de la facture ou d’une quittance à envoyer avec votre n° de compte bancaire (IBAN) à :
asehp, adresse pour association, 1400 Yverdon-Les-Bains + par E-mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Si votre engagement en tant que bénévole de l’ASEHP devient régulier, soit dès la 3ème activité, nous vous rembourseront aussi les éventuels frais de déplacement :
kilométriques si voiture (CHF -.70/km), frais de parking ou billet de train sur présentation d’un justificatif.

Feedback :
Nous vous demandons de nous faire un petit résumé de l’activité. Par exemple : comment s’est déroulé l’activité, à refaire, le professionnalisme de l’animateur, l’attitude des enfants, une anecdote, s’il y a eu des soucis, etc.
+
La liste des participants + accompagnants mise à jour avec la mention : no-show, malade et préciser s’il y a eu des problèmes de comportement chez certains enfants.

A envoyer à la coordinatrice avec l’éventuelle facture des frais.


GESTION ADMINISTRATIVE – concerne la coordinatrice des activités

Publication sur le site internet :
S’occupe de contrôler vos informations intégrées dans le formulaire, puis de la mise en ligne.

Inscriptions :
S’en occupe et gère aussi les listes d’attentes.
Une confirmation automatisée est systématiquement envoyée aux parents pour une confirmation ou liste d’attente.

S’il manque des inscriptions, elle fait un mailing aux parents des enfants, en fonction de la tranche d’âge et de la situation géographique.

ATTENTION : les adresses mail ne doivent pas apparaître aux autres personnes inscrites, il est impératif d’utiliser la copie masquée « Cci ».
La liste confidentielle des membres asehp est régulièrement mise à jour. Elle est disponible uniquement par le comité, la coordinatrice des activités, conférences et cafés-rencontres.
 
Re-confirmation avant l’activité :
10 à 7 jours avant, une confirmation avec toutes les informations pratiques pour le jour de l’activité est envoyée aux parents. La liste des enfants participants, leur âge et lieu de domicile y seront joints pour un éventuel co-voiturage et aussi pour se réjouir de revoir certains copains/ines.

Annulation, préciser que toute annulation doit nous parvenir au plus tôt, afin de pouvoir confirmer les enfants en liste d’attente.

Facture et feedback :
Elle transmet votre facture et rapport de l’activité à la comptabilité.

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